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关于开展2016-2018年度档案归档工作通知

2019-05-17    来源:学校办公室

各部门、单位:

为了更全面、系统地记录学院发展历史,根据教育部《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号)及《浙江工业大学澳门网上十大赌场网址档案管理办法》(浙工大澳门网上十大赌场网址[2015]7号)的规定,各部门(单位)对照《浙江工业大学澳门网上十大赌场网址立卷部门档案归档范围和保管期限规定》(附件1),对2016-2018年度形成的归档文件进行一次全面、系统的清查、整理后,及时归档至学院档案室。现将归档的有关事项通知如下:

1.主要档案材料

归档文件包括纸质、电子、光盘、照片、录音、录像、实物以及其它各种形式和载体的档案。纸质档案除了财会档案由计划财务部临时保管三年外,其余均需每年归档移交至学院档案室。电子档案包括与移交的纸质档案相匹配的扫描件及Word文档,重要数据及报表等相关资料。声像档案包括重大活动的录音、录像、照片及说明文字等。电子档案、声像档案(附上资讯稿)刻光盘2套或存入U盘、硬盘移交档案室,实物档案包括荣获省部及以上奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等。

2.重点清查重大专题档案及部门(单位)核心档案的收集,避免重要档案材料的缺失。

3.归档的文件材料必须完整齐全,保持其原始性(原件)。通过OA系统形成的文件,要求提交红头的正式文件2份(可到学校办公室行健楼515打印),公章、签发单等齐全,签发单必须签发领导手签签名。

4. 各类归档材料盖章、签名务必要齐全。

5.每张毕业生照片背面应附文字说明,文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业班级名称、每位教师(注明职务)和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名(详细要求见附件2)。

6. 各部门(单位)向学院档案室移交档案材料时,填写并打印档案材料移交登记表(附件3)一式两份,交接双方签字盖章。档案材料移交登记表及其电子版由档案室和立卷归档部门分别保存。

7.各部门(单位)兼职档案员及归档材料形成的岗位管理人员对照归档范围,仔细整理,档案室对各部门(单位)档案归档工作进行现场引导与服务,服务时间安排见附件4

8.各部门(单位)请于20195月底之前移交相关档案材料,学院档案室联系人:童秀清,联系电话:0575-81112802,邮箱:736315376@qq.com 

附件:1. 《浙江工业大学澳门网上十大赌场网址立卷部门档案归档范围和保管期限规定》

2. 《毕业生集体照片文字说明》

3. 《档案材料移交登记表》

4. 《2019年各部门(单位)归档工作引导与服务时间安排表

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